Voordelen

Elektronisch factureren is snel, eenvoudig, efficiënt, voordelig en duurzaam. Ook uw onderneming kan winnen bij e-facturatie.

De voordelen van elektronische facturatie zijn het grootst:

  • als inkomende en uitgaande facturen automatisch kunnen verwerkt worden in een boekhoudpakket (dat van u of van uw boekhouder)
  • als uw leveranciers ook elektronisch factureren en uw klanten elektronische facturen kunnen ontvangen
  • als e-facturatie een onderdeel is van een geautomatiseerde documentenstroom van bestelling tot ontvangst betaling en van aankoop tot betaling
  • als u veel facturen ontvangt of verstuurt

Elektronisch factureren is sneller:

  • De afleveringstijd voor een elektronische factuur is ongetwijfeld sneller. U verstuurt uw factuur per mail, via een service provider of rechtstreeks vanuit uw boekhoudsoftware en luttele minuten later krijgt de ontvanger ze aangeleverd.
  • Betwistingen over een factuur kunnen bijgevolg sneller meegedeeld en rechtgezet worden.
  • Als facturen onmiddellijk ingelezen worden kunnen ze sneller verwerkt worden. In een volledige end-to-endoplossing  (van het ene naar het andere softwarepakket) komen er zelfs quasi geen manuele handelingen meer aan te pas. Is er bovendien nog een automatische workflow voorzien, dan vermindert de tijd die facturen erover doen om bij de juiste persoon te geraken voor goedkeuring aanzienlijk.

De kortere behandeltijd van de facturen leidt tot kortere betaalcycli. Voor de aankoper kan dat voordeel zich vertalen in een “snelle betalingskorting”, voor de verkoper in minder dagen openstaande kredieten (minder financieringskosten).

Archiveert u uw facturen ook nog in uw onderneming of via een service provider, dan kost u dat minder tijd dan papieren facturen bijhouden in een kaft of in een papieren archief. Als u facturen moet opzoeken kan dat sneller als ze elektronisch worden bijgehouden.

Elektronisch factureren is voordeliger:

De besparing die u doet hangt af van verschillende factoren:

  • de technologische oplossing die u kiest
  • het aantal facturen dat u verstuurt en ontvangt
  • de graad van IT maturiteit in uw bedrijf


De besparing is grootst wanneer ontvangen facturen automatisch ingelezen worden.  U kan daar vooral tijd en geld besparen die u of uw medewerkers anders moet besteden aan het overtypen van facturen, opzoeken en matchen van gerelateerde documenten, goedkeuren van facturen, archiveren, enz…


Door het versturen van facturen bespaart u natuurlijk de kost van papier, envelop en postzegel. Belangrijker zijn echter de mogelijk kortere betaalcycli. De klant ontvangt sneller zijn factuur en kan sneller betalen waardoor de “dagen uitstaande kredieten” verminderd worden.

U kunt met de rekenmodule berekenen hoeveel u aan directe kosten kunt besparen. Indien u overweegt om in een boekhoudsoftware te investeren, kunt u ook bereken na hoeveel tijd u de investering heeft terugverdiend (Return on investment).

Daarnaast zijn er ook een aantal indirecte of verborgen kosten die u kunt vermijden. De kost van copies die door klanten gevraagd worden, de uurlonen van de medewerkers die facturen overtypen of moeten opzoeken wanneer er een klant belt over de inhoud van een factuur, enz.

Elektronisch factureren is efficiënter:

Elektronische factureren is een manier om risico’s te minimaliseren en vergissingen of ontbrekende informatie te vermijden. De gegevens op een factuur overtypen kan immers fouten veroorzaken en later in het proces voor betwistingen zorgen bij de betaling van de factuur.

Bij veel softwarepakketten verloopt de controle en de matching met verschillende handelsdocumenten automatisch. De bestelbon en leveringsnota kunnen met de factuur vergeleken worden en de bedragen en BTW kunnen in één beweging gecontroleerd worden. 
In grotere ondernemingen zorgt een automatische workflow bovendien voor een efficiëntiewinst en wordt het bijhouden van verschillende kopieën op verschillende afdelingen overbodig.

Elektronisch factureren is duurzamer:

In België worden ongeveer 1 miljard facturen per jaar verstuurd en ontvangen. Grote organisaties houden soms tot maar liefst 6 kopieën van facturen bij. De besparing in vellen papier en dus in het aantal gebruikte bomen alleen al is enorm.
Daarnaast worden transportkosten en dus CO2 uitstoot om facturen tot bij de klant te brengen vermeden.