Wetgeving

Vanaf 1 januari 2013 worden papieren en elektronische facturen gelijk behandeld. Dat betekent dat vanaf dan factuurgegevens zowel op papier als via elektronische weg kunnen worden verstuurd en ontvangen. Dat principe staat in de Europese Richtlijn die de factureringsregels bepaalt (Richtlijn 2010/45/EU van de Raad van 13 juli 2010 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde wat de factureringsregels betreft). De Belgische BTW-administratie heeft dit principe ook in de Belgische regelgeving ingeschreven.

De richtlijn en ook de Belgische regelgeving bepalen verder nog dat alle facturen een nauwkeurige weerspiegeling moeten zijn van de feitelijke levering van goederen en diensten.  

Links naar de regelgeving:

Wet van 17 december 2012 tot wijziging van de Belasting over de Toegevoegde Waarde (B.S. 21/12/2012)

Koninklijk besluit van 19 december 2012 tot wijziging van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde (B.S. 31/12/2012)

Omzendbrief AFZ nr. 02/2013 van 21/01/2013 houdende een eerste commentaar van de wet van 17 december 2012 tot wijziging van het BTW-wetboek.

Meer gedetaillerd: de omzendbrief AAFisc 14/2014 (E.T. 120.000) dd. 04.04.2014.

U vind ook via deze links een geactualiseerde versie van het BTW wetboek (historiek hier), van de Koninklijke besluiten ivm BTW (historiek hier) en van de ministeriële besluiten (historiek hier).

Belangrijke begrippen:

Authenticiteit van de herkomst: 

de identiteit van diegene die de factuur uitreikt of van de leverancier/dienstverlener moet gewaarborgd zijn. De leverancier/dienstverrichter moet dus kunnen aantonen dat hijzelf aan de oorsprong ligt van de factuur, namelijk dat hijzelf de factuur heeft uitgereikt of dat de factuur werd uitgereikt door een derde of door de klant (self-billing) handelend in de naam en voor de rekening van de leverancier.
De afnemer moet kunnen waarborgen dat de ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter of van degene die de factuur heeft uitgereikt.

Integriteit:

de inhoud van de factuur mag geen wijzingen ondergaan hebben. De uitreiker van de factuur en de afnemer  kunnen elk onafhankelijk van elkaar de wijze kiezen waarop ze aan deze verplichting zullen voldoen, of ze kunnen samen overeenkomen om hieraan te voldoen bijvoorbeeld via een welbepaalde technologie zoals EDI, om te waarborgen dat de inhoud ongewijzigd blijft.

Leesbaarheid:

de inhoud van de factuur moet leesbaar zijn.  De gegevens van een factuur moeten duidelijk leesbaar zijn, op papier of op een scherm, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is, bijv. EDI-berichten, XML-berichten of andere gestructureerde berichten in het originele formaat worden niet beschouwd als leesbaar voor mensen (na een omzettingsproces eventueel wel). De meeste software voor elektronisch factureren die gestructureerde berichten doorstuurt, voorziet de omzetting in een PDF-formaat zodat klanten en de controlediensten de facturen gemakkelijk kunnen lezen.

Aanvaarding :

Het gebruik van elektronische facturen moet door uw klant aanvaard zijn.

Hoe kunt u deze  voorwaarden aantonen?

authenticiteit en integriteit:

Door in uw onderneming bedrijfscontroles op te zetten die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie opleveren maw er moet een verband zijn tussen bestelling, levering, factuur en betaling.  Voor de leverancier kan de factuur bijvoorbeeld vergeleken worden met de bestelbon, vervoersdocumenten en de ontvangst van de betaling. Voor de afnemer kan de factuur dan weer vergeleken worden met de goedgekeurde kooporder, de leveringsnota, het betalingsbewijs, …

U kan ook beroep doen op specifieke technologieën bijvoorbeeld : een geavanceerde handtekening of gestructureerde uitwisseling van gegevens (EDI). U kan daarvoor beroep doen op externe dienstverleners.

leesbaarheid:

De voorwaarde van leesbaarheid wordt als vervuld beschouwd als de factuur op verzoek binnen een redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm op het scherm of via afdrukken kan worden voorgelegd. Het moet mogelijk zijn om na te gaan of de gegevens van het originele elektronische bestand en die van het voorgelegde leesbare document niet van elkaar verschillen.

aanvaarding:

De aanvaarding van een elektronische factuur kan gebeuren op dezelfde manieren als de aanvaarding van een papieren factuur , bijvoorbeeld door ze te betalen. Het kan ook meer uitdrukkelijk door de klant een document te laten tekenen waarin hij akkoord gaat om facturen elektronisch te ontvangen.